Privacyreglement

1. Algemeen

  • B&A Human Resources Groep bestaat uit B&A Prometheus BV en B&A Career Management BV. Het privacyreglement geldt voor B&A Prometheus BV en B&A Career Management BV (hierna beiden te noemen B&A Human Resources Groep).
  • Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen B&A Human Resources Groep.

2. Omgaan met privacygevoelige gegevens

  • De medewerkers van B&A Human Resources Groep en de door haar ingehuurde derden behandelen alle informatie over individuele cliënten die zij ten behoeve van de uitvoering van een met opdrachtgever gesloten contract verkrijgt vertrouwelijk en dragen er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.
  • B&A Human Resources Groep zorgt dat slechts die gegevens geregistreerd worden, die noodzakelijk zijn om juist, tijdig en volledig de met de werkgever gesloten overeenkomsten uit te voeren. In de registratie worden dus niet meer gegevens opgenomen dan voor het doel van de registratie noodzakelijk is.
  • B&A Human Resources Groep draagt er zorg voor dat deze geheimhoudingsverplichting door haar personeel en door haar bij de uitvoering van haar werkzaamheden ingeschakelde derden wordt nageleefd.
  • B&A Human Resources Groep is er mee bekend dat de door de opdrachtgever verstrekte gegevens over cliënten persoonsgegevens zijn in de wet van de Wet bescherming persoonsgegevens en dat deze gegevens worden behandeld met inachtneming van hetgeen in de wet is bepaald.

3. Beheer van privacygevoelige gegevens

  • B&A Human Resources Groep draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de registratie tegen verlies, aantasting van de daarin opgenomen gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
  • De beheerder van de persoonsregistratie is de directeur van B&A Human Resources Groep voor de wijze van bewaren en de applicatiebeheerder voor het beheer van de geautomatiseerde (medische en niet medische) bestanden.

4. Rechten van geregistreerden en gebruik van persoonsgegevens

  • Indien andere doelen dan hierboven genoemd een doelstelling van de registratie vormen, informeert de houder de geregistreerde vooraf omtrent de aard van de gegevens, die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, tenzij er sprake is van een rapportage aan een werkgever waarbij de persoonsgegevens niet meer herleidbaar zijn tot individuele natuurlijke personen.

5. Beheer medische gegevens vallend onder het beroepsgeheim

  • Alle gegevens die de (freelance) psycholoog van B&A Human Resources Groep uit hoofde van zijn uitoefening van zijn beroep aangaande cliënt bekend maakt, evenals zijn conclusies, vallen onder het medische beroepsgeheim. Dit geldt ook voor eventuele schriftelijke gegevens die hij ontvangt van collega psychologen. Alle gegevens vallend onder het medische beroepsgeheim worden door de (freelance) psycholoog van B&A Human Resources Groep bewaard in een medisch dossier dat zodanig gearchiveerd wordt, dat de psycholoog zijn verantwoordelijkheid voor het beroepsgeheim kan waarmaken.

6. Gegevensverstrekking aan derden

  • Voor het verstrekken van informatie aan derden dient er de gerichte schriftelijke toestemming te zijn van de cliënt. Deze schriftelijke toestemming dient gericht te zijn aan de psycholoog c.q. het secretariaat van B&A Human Resources Groep.
  • De gegevensverstrekking vindt niet plaats, voor zover het belang van die gegevensverstrekking niet opweegt tegen het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van degene op wie de gegevens betrekking hebben.
  • Aan een verzoek om gegevens wordt niet voldaan indien en voor zover kennelijk meer wordt gevraagd dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de aan de verzoeker opgedragen taak.
  • Aan een verzoek om gegevens wordt niet voldaan indien redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de verzoeker deze gegevens na ontvangst zodanig zal behandelen dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkene onevenredig zal worden geschaad.
  • Op een verzoek om gegevens waarin dit reglement niet voorziet of waarin de toepassing van dit reglement tot vragen leidt wordt beslist door de directeur van B&A Human Resources Groep.
  • Ten allen tijde dient de psycholoog zorgvuldig af te wegen welke gegevens hij/zij verstrekt en welke niet.

7. Toegankelijkheid gegevens medewerkers

  • Alleen die medewerkers binnen de organisatie hebben toegang tot de persoonsgebonden gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun beroepsuitoefening.
  • Een ieder die toegang heeft tot de persoonsgegevens heeft een geheimhoudingsplicht terzake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang heeft kennis genomen.
  • Derden die door B&A Human Resources groep worden ingehuurd hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via de contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht.

8. Inzagerecht

  • De cliënt of zijn gemachtigde kan het medische dossier op ieder gewenst moment inzien. Wel dient cliënt zich daartoe te kunnen legitimeren. Indien cliënt slechts behoefte heeft aan een afschrift van een bepaalde rapportage, of specifieke medische stukken kan hij/zij daartoe een gericht schriftelijk verzoek indienen. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van naam, adres en geboortedatum van de cliënt en voorzien zijn van een handtekening van cliënt zelf.

9. Correctierecht

  • Gegevens die volgens de cliënt feitelijk onjuist zijn of niet terzake doende zijn zal de psycholoog van B&A Human Resources Groep als hij de visie van cliënt deelt desgevraagd corrigeren. Bij verschillen in perceptie kan de cliënt zijn visie aan het dossier toevoegen. De cliënt kan desgewenst afschriften van alle documenten uit het medische dossier verkrijgen. Het medische dossier is echter eigendom van B&A Human Resources Groep.

10. Vernietiging dossier

  • B&A Human Resources Groep is gehouden de documenten in het (medische) dossier gedurende een termijn van 15 jaar te bewaren.
  • Indien een cliënt vernietiging wenst van het op hem betrekking hebbende dossier(of een deel daarvan), dient dit in beginsel te geschieden, ook indien de bewaartermijn van vijftien jaar nog niet is verstreken. Alleen in situaties waarin een wettelijk voorschrift zich hiertegen verzet of het bewaren van aanmerkelijk belang is voor een ander dat de cliënt hoeft B&A Human Resources Groep hier geen gevolg aan te geven.
  • Na vernietiging wordt de geregistreerde hiervan schriftelijk in kennis gesteld.

11. Klachten

  • Indien de houder een uit dit reglement voortvloeiende verplichting niet nakomt kan de geregistreerde werkgever of werknemer zich met een klacht tot de directeur wenden. Een dergelijk klacht wordt behandeld overeenkomstig de door de houder vastgestelde klachtenprocedure.

12. Beveiliging van persoonsgegevens

  • Er wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan. Hiertoe worden de gegevens voldoende beveiligd. De gegevens worden conform de beveiligingsvoorschriften van B&A Human Resources Groep beveiligd.